Как вывести проект из кризиса? 7 хладнокровных шагов
Томас Каттинг
Ваш проект провален. И вы, и ваша команда прекрасно понимаете это. Каким-то образом вам нужно скрыть реальное положение дел от своего руководства. Нужно быстрое решение, но ничего не приходит на ум. Что предпринять, чтобы вернуть проект в норму? Предлагаем несколько решений, которые помогут вам выбрать верное направление.
Ваш проект провален. И вы, и ваша команда прекрасно понимаете это. Каким-то образом вам нужно скрыть реальное положение дел от своего руководства. Нужно быстрое решение, но ничего не приходит на ум. Что предпринять, чтобы вернуть проект в норму? Предлагаем несколько решений, которые помогут вам выбрать верное направление.
1. Измените масштаб
Начните с исходных документов: технического задания, отчетов о работе и одобренных запросов на изменения. Вы должны хорошо представлять, какую часть работ необходимо было полностью закончить. Кроме того, задокументируйте все, что было неофициально добавлено в проект.
Вам нужно четкое понимание ваших обязательств и ожиданий остальных. Доведите полученную информацию до инвестора, клиента или других значимых заинтересованных лиц. Оговорите, что будет засчитано как результат текущего этапа работы.
2. Составьте график
В соответствии с оставшимся временем и имеющимися ресурсами составьте новый график работ. На этом этапе забудьте о первоначальном дедлайне. Текущий объем работ и доступные человеческие ресурсы должны определить реальный срок достижения пересмотренных целей.
3. Оцените издержки
Уточните, какой бюджет был выделен на проект, и какую часть вы уже израсходовали. Вычислив разницу между двумя суммами (надеюсь, что вы не в минусе), нужно понять, какую часть работы еще предстоит сделать. На основании обновленного графика работ рассчитайте разумную смету расходов, необходимых для завершения проекта.
4. Проанализируйте ошибки
Совместно с командой и людьми, заинтересованными в проекте, выясните, что привело к нарушению плана. Продумайте алгоритм дальнейших действий, чтобы избежать повторения ошибок.
5. Рассмотрите альтернативные варианты
Используя данные об объеме работ, график и смету, рассмотрите доступные варианты. Базируясь на проектном треугольнике, который помогает сопоставить объем работ, время и стоимость проекта, посмотрите, какое влияние возможные решения окажут на каждый из факторов. Планируете увеличить затраты? Продлить сроки? Сократить объем работ?
Пусть «План Б» служит объектом насмешек большинства проектных менеджеров, но зачастую это — неплохая альтернатива. В самых критических ситуациях единственно верным решением будет закрытие проекта. Менеджеры стараются избегать этого, однако, с некоторыми проектами лучше вовремя покончить. Довольно популярным выходом из кризисной ситуации считается сокращение этапа тестирования и отладки, но я не рекомендовал бы к нему прибегать.
6. Примите реальность
Если в итоге вам удалось найти несколько разумных решений, представьте их вашему руководству. Сделайте это с разумной долей реализма. В случае провала проекта, менеджеры не приветствуют хождения вокруг да около. Если вам придется снова пережить кризис в проекте, такое поведение только ухудшит ситуацию.
7. Начните с чистого листа
Начиная воплощать новый план, договоритесь об итоговом бюджете на остаток проекта, обновите график и добейтесь соответствующих разрешений. Вашему проекту дан второй шанс. Работайте по регламенту и убедитесь, что хорошо усвоили полученные уроки.
Юрий Гугнин
управляющий партнер РИК
соавтор курса по управлению проектами
В моей практике были проекты, которые дошли до стадии кризиса. В большинстве случаев кризис происходил из-за трех моментов: недостаточной вовлеченности обеих сторон, недостаточной прозрачности в общении и применения водопада на крупных проектах. Кто-то спросит: «а как же недостаток компетенции в команде агентства?». Это не так критично: если обе стороны активно работают над проектом, они сразу видят слабые места и быстро устраняют их по обоюдному согласию.
В идеале лучше не допускать кризисов: для этого надо правильно выбирать клиентов и методологию работы. Кроме того, менеджер должен постоянно держать руку на пульсе и убеждаться, что результаты работы по проекту видны ключевым заинтересованным лицам. Часто бывает, что рядовой менеджер со стороны заказчика говорит, что все хорошо и при этом что-то недоговаривает. Чем дольше это длится — тем мощнее потом будет кризис.
И да, смело закрывайте явно убыточные проекты с бесперспективными клиентами. Это не ваш проект. Зафиксируйте свои убытки и остановитесь вовремя.